Sistema Bibliotecario del Vimercatese - Convenzione del Sistema

Convenzione del Sistema

Testo approvato dalla Conferenza dei Sindaci in data 7.11.2001

Approvato con delibera di consiglio del Comune di Vimercate n.ro 90 del 29.11.2001

Indice

Art. 1 - Istituzione.
Art. 2 - Finalità.
Art. 3 - Sede.
Art. 4 - Durata.
Art. 5 - Compiti e funzioni.
Art. 6 - Organi del Sistema - Conferenza dei Sindaci.
Art. 7 - Compiti della Conferenza dei Sindaci.
Art. 8 - Modalità di funzionamento della Conferenza dei Sindaci.
Art. 9 - Compiti del Presidente della Conferenza dei Sindaci.
Art. 10 - Direttore del Sistema Bibliotecario.
Art. 11 - La Commissione Tecnica.
Art. 12 - Comune Centro Sistema. Funzioni.
Art. 13 - Programmi pluriennali e piano attuativo annuale delle attività.
Art. 14 - Modalità di approvazione dei programmi pluriennali e del piano attuativo annuale delle attività.
Art. 15 - Finanziamento.
Art. 16 - Gestione dei residui e degli avanzi di amministrazione
Art. 17 - Recesso dalla Convenzione.
Art. 18 - Disciplina delle esclusioni
Art. 19 - Beni del Sistema Bibliotecario.
Art. 20 - Determinazione del quorum per le votazioni della conferenza dei Sindaci e delle quote di partecipazione alle spese.
Art. 21 - Redazione di regolamenti, carte di servizio ed altri documenti di programmazione biblioteconomica uniformi
Art. 22 - Disposizioni transitorie.

Titolo I - ISTITUZIONE E FINALITA'

Art. 1 - Istituzione

I comuni di Agrate Brianza, Aicurzio, Arcore, Basiano, Bellusco, Bernareggio, Burago Molgora, Busnago, Cambiago, Caponago, Carnate, Cavenago Brianza, Concorezzo, Cornate d'Adda, Lesmo, Masate, Mezzago, Ornago, Ronco Briantino, Sulbiate, Trezzano Rosa, Trezzo sull'Adda, Usmate Velate, Vaprio d'Adda, Vimercate sottoscrivono la presente convenzione, ai sensi dell'art. 30 del d.lgs 267 del 18.8.2000 legge 8., al fine istituire e gestire in modo coordinato il servizio che sarà denominato SISTEMA BIBLIOTECARIO DEL VIMERCATESE.
Le eventuali adesioni successive verranno comunicate dal Presidente del Sistema a tutti i Comuni aderenti che ne prenderanno nota in calce a questo atto.
Attraverso il Sistema Bibliotecario i comuni aderenti attuano l'integrazione e la cooperazione dei propri servizi bibliotecari ai sensi della Legge Regionale 14.12.1985, n. 81, in quanto compatibile con il D.lgs 267 del 18.8.2000.
L'istituzione del Sistema è autorizzata con deliberazione della Giunta Regionale, previo parere della Provincia di Milano, come previsto dal comma 2, art. 8 della Legge Regionale 81/95.

Art. 2 - Finalità

Il Sistema Bibliotecario del Vimercatese è lo strumento mediante cui le biblioteche aderenti, fatta salva l'autonomia di ciascuna, coordinano l'acquisizione, la conservazione, la pubblica fruizione dei beni librari e dei documenti posseduti dalle biblioteche, realizzano un sistema informativo integrato distribuito in tutte le biblioteche, con il risultato di mettere a disposizione dei cittadini dei Comuni aderenti un più vasto e valido patrimonio per le personali esigenze di studio, informazione, lettura, documentazione e svago.
Il sistema accoglie e si fa promotore di collaborazioni con strutture e servizi socio-culturali del territorio, con particolare riguardo alla scuola.

Art. 3 - Sede

Il Sistema ha sede presso la Biblioteca di Vimercate - Comune capo convenzione (d'ora in poi denominato "Comune Centro Sistema").
Tale biblioteca assume le funzioni di Biblioteca Centro Sistema, ai sensi dell'art. 8 della Legge Regionale 81/85.

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Art. 4 - Durata

La convenzione ha durata decennale e potrà essere annullata per volontà espressa da almeno la metà più uno dei Comuni che l'hanno approvata.

Art. 5 - Compiti e funzioni

Il Sistema si propone di svolgere i seguenti compiti:
a) Coordinamento dei programmi delle biblioteche associate.
Definizione di norme comuni per le scelte catalografiche, per l'organizzazione dei servizi al pubblico, per le procedure di elaborazione automatica dei dati, per la misurazione dei servizi e degli indicatori di sviluppo.
Formulazione di programmi di collaborazione con altri sistemi bibliotecari e servizi centralizzati al di fuori del sistema bibliotecario.
b) Coordinamento degli acquisti.
Definizione di un comune programma di incremento delle raccolte con eventuale individuazione di specializzazioni delle singole biblioteche per lo sviluppo di particolari settori. Realizzazione di un servizio centralizzato di informazione del mercato editoriale e della produzione di materiale di documentazione audiovisiva, anche con una esposizione delle novità editoriali.
Coordinamento delle procedure di acquisto attraverso contatti con librerie, distributori, case editrici, per conto delle singole biblioteche al fine di raggiungere un servizio rapido a costi inferiori.
c) Formazione di cataloghi collettivi coordinati.
Realizzazione, aggiornamento, distribuzione in tutte le biblioteche di cataloghi collettivi, al fine di consentire una puntuale informazione sul patrimonio librario e documentario posseduto dalle biblioteche a tutti i cittadini del territorio del sistema.
d) Sistema informatico integrato.
Realizzazione di una rete informatica integrata tra tutte le biblioteche, che garantisca la gestione automatizzata autonoma delle funzioni operative delle singole biblioteche e l'integrazione reciproca dei dati, con aggiornamento periodico degli archivi attraverso l'installazione di un medesimo software di gestione.
Collaborazione ed integrazione del proprio catalogo bibliografico con altri progetti esterni, provinciali e/o regionali e/o nazionali, al fine di costituire una rete informativa più ampia.
e) Acquisizione e gestione di un fondo comune librario e documentario.
Il fondo comune librario è costituito da materiale di informazione ed aggiornamento professionale, di informazione bibliografica ed editoriale, a disposizione degli operatori delle biblioteche.
f) Organizzazione e gestione del prestito interbibliotecario.
Il servizio consente a tutti gli iscritti alle biblioteche l'accesso e la fruizione del patrimonio delle biblioteche.
g) Aggiornamento del personale delle biblioteche dei servizi centralizzati.
Partecipazione a corsi di addestramento ed aggiornamento professionale in loco e/o in altre sedi, a viaggi di studio.
h) Monitoraggio degli indicatori biblioteconomici relativi alle biblioteche associate e definizione periodica di standard-obiettivo.
La definizione e la comunicazione agli organi politici e tecnici del Sistema e delle biblioteche associate , degli standard-obiettivo diventa una operazione strategica finalizzata a rendere omogenea l'erogazione dei servizi all'interno della rete bibliotecaria, in quanto risultati gestionali di singole biblioteche inferiori a tali standard condizionano negativamente l'intero sistema.
i) Promozione e coordinamento di attività culturali,
con particolare riguardo alla scuola, correlate alle funzioni proprie delle biblioteche di diffusione della lettura e dell'informazione, del libro e del documento.
l) Collaborazione con strutture e servizi socio-culturali,
con particolare riguardo alla scuola. Il Sistema Bibliotecario è disponibile a collaborare con interventi di consulenza biblioteconomica, di informazione editoriale, di catalogazione di libri con le scuole dell'obbligo e superiori che affrontino con adeguate risorse umane e finanziarie l'istituzione di biblioteche di istituto. Accoglie e si fa promotore di progetti di indagine sulla lettura, di mostre del libro in collaborazione con le scuole che inseriscono nei propri programmi questa tipologia di interventi.

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Titolo II - ORGANIZZAZIONE

Art. 6 - Organi del Sistema - Conferenza dei Sindaci

1.	Gli organi di gestione amministrativa del Sistema sono gli organi istituzionali del Comune Centro Sistema che si avvalgono dell'organizzazione burocratica del Comune stesso.
2.	La consultazione e la partecipazione dei Comuni convenzionati all'amministrazione del Sistema si realizza mediante: a) la " Conferenza dei Sindaci" , composta dai Sindaci dei Comuni convenzionati o dai loro delegati; b) il Presidente del Sistema; c) il Vice Presidente del Sistema; d) la "Giunta Esecutiva della Conferenza del Sindaci" , composta dal Presidente e dal Vice Presidente del Sistema e da 3 componenti della "Conferenza dei Sindaci". Il Direttore del Sistema partecipa all'attivitá della Giunta con il ruolo di segretario.
3.	La conferenza dei Sindaci elegge al suo interno: a) il Presidente del Sistema le candidature al ruolo di Presidente devono essere formalizzate almeno 10 giorni prima della conferenza indetta per l'elezione e devono essere accompagnate da un documento programmatico. b) i quattro componenti della Giunta Esecutiva della Conferenza dei Sindaci (GECS): all'interno della Giunta dovrá essere presente almeno un rappresentante di Amministrazioni Comunali con popolazione inferiore ai 5000 abitanti. I componenti della GECS non potranno delegare altri allo svolgimento delle proprie funzioni.

Tali votazioni dovranno essere svolte secondo le modalitá espresse dall' art. 8 comma 3.
Il Presidente e i componenti della Giunta Esecutiva rimangono in carica per il periodo di durata delle Amministrazioni che li rappresentano.

4. L'incarico al Presidente puó essere revocato, sulla base di una mozione di sfiducia sottoscritta da almeno un quinto dei componenti della Conferenza dei Sindaci, votata secondo le modalitá espresse all' art.8, comma 3.
5. I Componenti eletti della Giunta esecutiva decadono dalla funzione automaticamente, dopo tre assenze consecutive non giustificate. Il Presidente provvede a richiede alla Conferenza dei Sindaci l'elezione dei subentranti.

Art. 7 - Compiti della Conferenza dei Sindaci

1.	Spetta alla Conferenza dei Sindaci la determinazione: a) delle modalità di coordinamento delle attività delle biblioteche nell'ambito del Sistema, in funzione delle finalità di cui all' art. 2 della presente convenzione; b) del programma pluriennale e piano attuativo annuale delle attività e degli obiettivi nonchè delle risorse umane, finanziarie e tecniche per la loro attuazione; c) dei criteri di ripartizione dei contributi dei Comuni convenzionati; d) del programma di sviluppo dei servizi e delle priorità; e) delle eventuali proposte di modifica della presente convenzione.
2.	La Conferenza verifica le risultanze finali della gestione finanziaria e le attività svolte nell'anno precedente mediante: a) l'invio da parte del Comune Centro Sistema dello stralcio, relativo al Sistema, del Bilancio Consuntivo entro 10 giorni dall'approvazione del Conto Consuntivo da parte del Consiglio Comunale del Comune Centro Sistema; b) la presa d'atto nella prima riunione utile della Conferenza stessa.
3.	La Conferenza valuta ed approva: a) le richieste di adesione di altri Comuni alla presente Convenzione; b) nuove proposte di convenzione con altri soggetti pubblici o privati, titolari di raccolte librarie o archivistiche. Le proposte di cui al p.to b una volta valutate dalla Conferenza dei Sindaci, dovranno essere approvate da ogni Comune aderente.

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Art. 8 - Modalità di funzionamento della Conferenza dei Sindaci

1.	La Conferenza si riunisce di regola almeno due volte all'anno ed è convocata dal Presidente. Può inoltre essere convocata qualora ne faccia richiesta un terzo dei suoi componenti.
2.	L'avviso di convocazione deve essere recapitato - anche mediante fax - almeno 5 giorni prima della data stabilita e deve contenere l'indicazione del luogo, del giorno e dell'ora della riunione e l'elenco degli argomenti da trattare.
3.	Per la validità della Conferenza è necessaria la presenza di almeno la metà più uno dei componenti e la rappresentanza di almeno il 50% più uno della popolazione dei Comuni convenzionati. Le decisioni sono prese a maggioranza dei presenti; detta maggioranza deve rappresentare almeno il 50% più uno della popolazione dei Comuni convenzionati.
4.	Per quanto non previsto nella presente convenzione, per il funzionamento della Conferenza si fa riferimento alla D.lgs 267 del 18.8.2000 e - in quanto compatibile - al Regolamento degli Organi istituzionali del Comune Centro Sistema.
5.	Le convocazioni della Giunta Esecutiva devono essere recapitate - anche mediante fax o posta elettronica - almeno 5 giorni prima della data stabilita e devono contenere l'indicazione del luogo, del giorno e dell'ora della riunione e l'elenco degli argomenti da trattare. Per la validitá della riunione é necessaria la presenza di almeno 3 dei componenti della Giunta.

Art. 9 - Compiti del Presidente, del Vice Presidente e della Giunta Esecutiva

1.	Il Presidente: a) convoca e presiede la Conferenza dei Sindaci e la Giunta Esecutiva; b) dispone l'attuazione dei programmi pluriennali e del piano attuativo annuale di attività del Sistema; c) tiene i rapporti con le Amministrazioni Comunali, la Provincia e la Regione; d) attende ad altri adempimenti che gli siano demandati dalla Conferenza dei Sindaci; e) nomina all'interno della Giunta Esecutiva il Vice Presidente.
2.	Il Vice Presidente: a) é membro di diritto della Giunta Esecutiva; b) collabora con il Presidente nell'esercizio delle sue funzioni e ne fa le veci a tutti gli effetti in caso di assenza.
3.	La Giunta Esecutiva si configura quale organo esecutivo di supporto alla Conferenza dei Sindaci e in particolare si incarica dello svolgimento dei seguenti compiti: a) preparazione delle sedute e dei lavori della Conferenza dei Sindaci; b) supervisione sulla trasformazione - realizzata dagli organi tecnici - delle indicazioni generali della Conferenza dei Sindaci in programmi e progetti esecutivi; c) supplenza della Conferenza stessa in occasione di situazioni che rendano necessarie trasformazioni o integrazioni dei progetti esecutivi. In tali circostanze la Giunta é tenuta ad informare entro 90 giorni la Conferenza dei Sindaci in merito alle decisioni assunte. d) assunzione periodica di informazioni sull'andamento effettivo dei servizi cooperativi e sui risultati biblioteconomici delle biblioteche della rete; e) svolgimento di specifici mandati su delega conferita dalla Conferenza dei Sindaci.

Art. 10 - Direttore del Sistema Bibliotecario

1. Il Direttore del Sistema Bibliotecario è un dipendente, di categoria D1 o superiore , inserito nella Pianta organica del Comune Centro Sistema e assegnato alla dotazione di personale del Sistema Bibliotecario.
Alla copertura del posto di Direttore l'Amministrazione del Comune Centro Sistema procederà secondo la normativa vigente in materia e in base alle indicazioni espresse dalla Conferenza dei Sindaci.
In assenza di tale figura, provvede un funzionario qualificato della Biblioteca Centro Sistema nominato dal Sindaco.

2. Il Direttore:
a) assiste alle sedute della Conferenza dei Sindaci e ne redige i verbali;
b) convoca e coordina il Comitato tecnico del Sistema;
c) provvede provvede al collegamento fra la Conferenza dei Sindaci e il Comitato tecnico del sistema;
d) cura la realizzazione dei programmi e l'organizzazione dei servizi centralizzati del Sistema, attuando le proposte della Commissione Tecnica;
e) predispone una relazione annuale sullo stato del Sistema e delle biblioteche associate da inviare alla Conferenza dei Sindaci;
f) collabora, per quanto di competenza, alla formulazione della proposta per la Relazione previsionale e programmatica per Bilancio preventivo;
g) invia mensilmente copia delle Deliberazioni ed un elenco delle Determinazioni riguardanti il Sistema con relativo impegno di spesa adottate dagli organi istituzionali del Comune Centro Sistema, ai componenti della Conferenza dei Sindaci.
h) istituisce, nell'ambito di specifici progetti di coordinamento di interesse sistemico, gruppi di lavoro formati da bibliotecari in servizio presso le biblioteche associate. In tali circostanze dovrá preliminarmente provvedere ad acquisirne autorizzazione dalle Amministrazioni di competenza.

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Art. 11 - La Commissione Tecnica

1.	La Commissione tecnica é composta dai responsabili o loro delegati delle Biblioteche, anche se non di ruolo e dal Direttore del Sistema Bibliotecario. E' facoltà del singolo responsabile della biblioteca essere affiancato da uno o più operatori della propria biblioteca con funzioni puramente consultive. Il personale dei servizi centralizzati deve partecipare su richiesta della Commissione Tecnica.
2.	La Commissione Tecnica si riunisce di norma almeno 11 volte all'anno. Può essere convocata anche su richiesta dei responsabili delle biblioteche per problemi specifici e urgenti.
3.	I lavori della Commissione Tecnica sono coordinati dal Direttore del Sistema. Al termine di ogni riunione viene redatta una relazione riassuntiva dei lavori, che é inviata ai componenti della Conferenza dei Sindaci.
4.	I compiti della Commissione Tecnica sono: a) esercitare funzioni scientifiche, tecniche ed organizzative per il funzionamento del sistema; b) proporre le forme di coordinamento delle procedure delle biblioteche aderenti; c) elaborare proposte di revisione e di sviluppo dei servizi; d) proporre alla Conferenza dei Sindaci gli schemi dei programmi pluriennali e del piano attuativo annuale delle attività; e) elaborare annualmente una relazione tecnico-statistica sul funzionamento del Sistema e delle singole biblioteche; f) svolgere tutti gli altri incarichi che, nell'ambito delle proprie competenze, le vengono affidati da parte del Presidente o della Conferenza dei Sindaci; g) coordinare i piani di acquisto dei libri fra le biblioteche aderenti al Sistema.

Art. 12 - Comune Centro Sistema. Funzioni

1. Il Comune Centro Sistema attua sul piano amministrativo i programmi definiti dalla Conferenza dei Sindaci.
A questo fine:
a) adotta le deliberazioni e gli altri atti amministrativi necessari al funzionamento del Sistema;
b) assegna il personale necessario per la Direzione, i Servizi Centralizzati e la Segreteria;
c) realizza la gestione formale e contabile del bilancio del Sistema;
d) mette a disposizione adeguati spazi per gli uffici e il Personale del Sistema;
e) iscrive nel Bilancio del Sistema le quote di partecipazione per le spese di cui al presente articolo.

2. Il Comune capofila, su delega della Conferenza dei Sindaci, é autorizzato a negoziare e a stipulare con terzi contratti finalizzati alla realizzazione delle funzioni proprie del Sistema, espresse dall'art.5, con l'intento ultimo di potenziare il livello di integrazione e di snellire l'attivitá amministrativa delle biblioteche dei Comuni associati.

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Titolo III - PROGRAMMI E MODALITA` DI FINANZIAMENTO

Art. 13 - Programmi pluriennali e piano attuativo annuale delle attività

1. I piani delle attività pluriennali ed annuali del Sistema individuano:
a) gli interventi da realizzare per il consolidamento, la promozione e lo sviluppo del Sistema Bibliotecario intercomunale, anche attraverso interventi su singole realtà bibliotecarie che svolgono interventi significativi;
b) i servizi da sviluppare e da privilegiare per lo svolgimento dei compiti di cui all' art. 5 ;
c) le ipotesi di cooperazione con soggetti pubblici o privati mediante la stipula di apposite convenzioni;
d) le previsioni di spesa per gli interventi e i servizi di cui alle precedenti lettere a), b) e c);
e) le previsioni dei contributi annuali dei Comuni destinati agli interventi e ai servizi di cui alle precedenti lettere a), b) e c);
f) le modalità di verifica dei risultati rispetto ai programmi regionale e provinciale.

Art. 14 - Modalità di approvazione dei programmi pluriennali e del piano attuativo annuale delle attività

1. La procedura prevista per l'approvazione dei programmi pluriennali e del piano attuativo annuale delle attività è la seguente:
- la Conferenza dei Sindaci si riunisce entro il 30 ottobre dell'anno precedente a quello di competenza per discutere il Piano delle attività annuale e quello pluriennale;
- entro quindici giorni successivi alla predetta data, viene indetta una seconda riunione in cui si procede all'approvazione dei piani di cui sopra, con le modalità previste all' art. 8.

2. Il Comune Centro Sistema, tramite i suoi organi, adotta, entro 15 giorni dall'approvazione dei Piani da parte della Conferenza dei Sindaci, il conseguente atto deliberativo e iscrive a bilancio le spese e le entrate previste per l'anno di competenza.

Art. 15 - Finanziamento

1. Al finanziamento del Sistema si provvede con fondi costituiti da:
a) le quote dei Comuni convenzionati, determinate annualmente secondo i criteri approvati dalla Conferenza dei Sindaci;
Ciascun Comune delibera detta quota annuale ed eroga entro il mese di aprile il 50% della somma dovuta al Comune Centro Sistema per l'esercizio in corso;
eroga entro il mese di luglio il restante 50%;
b) le assegnazioni di finanziamenti provenienti dalla Regione e dalla Provincia;
c) I proventi derivanti dalla gestione di servizi e dalla vendita di prodotti o servizi forniti dal Sistema a soggetti esterni o interni al Sistema stesso.
d) sponsorizzazioni
e) altre entrate ordinarie e straordinarie.

Art. 16 - Gestione dei residui e degli avanzi di amministrazione

1.	Eventuali residui e avanzi di amministrazione determinati nella gestione del bilancio del Sistema rimangono vincolati alle finalitá del Sistema stesso.
2.	L'eventuale presenza di residui ed avanzi deve essere comunicata, congiuntamente alle informazioni relative al bilancio consuntivo, alla Conferenza dei Sindaci.

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Titolo IV - NORME FINALI E TRANSITORIE

Art. 17 - Recesso dalla Convenzione

1.	Il recesso di un singolo Comune non comporta lo scioglimento della Convenzione.
2.	Il recesso del Comune Centro Sistema non comporta l'automatico scioglimento del Sistema qualora, entro 6 mesi, un altro Comune convenzionato dichiari di voler far assumere alla propria biblioteca il ruolo di Biblioteca Centro Sistema. In tal caso i beni del Sistema verranno trasferiti al nuovo Comune Centro Sistema.

Art. 18 - Disciplina delle esclusioni

1. E' prevista l'attivazione della procedura di esclusione per i Comuni che non provvedono alla regolarizzazione dei pagamenti maturati e dovuti.
L'istanza di esclusione é presentata dal Comune capofila al Presidente della Conferenza dei Sindaci dopo il terzo sollecito e per ritardi comunque superiori a 6 mesi, con riguardo alle scadenze pattuite.
L'esclusione é esecutiva nel caso in cui la Conferenza dei Sindaci accolga l'istanza secondo le modalitá di voto espresse dall' art.8, comma 3.

Art. 19 - Beni del Sistema Bibliotecario

1.	I beni acquistati con i finanziamenti del Sistema sono di proprietà del Comune Centro Sistema, il quale provvederà ad una inventariazione separata.
2.	In caso di scioglimento del Sistema dovranno essere determinati i criteri e le modalità di rimborso, da parte del Comune Centro Sistema ai Comuni associati, delle quote dei beni acquistati.

Art. 20 - Determinazione del quorum per le votazioni della conferenza dei sindaci e delle quote di partecipazione alle spese

1.	I comuni comunicano entro il 15 FEBBRAIO il numero degli abitanti riferiti al 31 dicembre dell'anno precedente, per determinare le quote di partecipazione alle spese ed il quorum per le votazioni all'interno della conferenza dei Sindaci.

Art. 21 - Redazione di regolamenti, carte di servizio ed altri documenti di programmazione biblioteconomica uniformi

1. I Comuni aderenti, al fine di rendere effettivamente omogenei e coordinati i servizi erogati delle bibliotece del Sistema, si impegnano a valutare entro 60 giorni l'adozione di atti regolamentari, carte dei servizi ed altri documenti di programmazione biblioteconomica uniformi. La bozza preliminare di tali atti, approvati dalla Conferenza dei Sindaci, verranno inviati agli organi politici competenti dei Comuni associati, al fine di essere discussi, eventualmente rinviati con proposta di modifica alla Conferenza dei Sindaci e quindi approvati.

Art. 22 - Disposizioni transitorie

1.	La presente Convenzione Intercomunale sostituisce ed annulla la precedente Convenzione, approvata con deliberazione n.39 del 27.3.1998 dal Consiglio Comunale di Vimercate.

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