Il Sistema Bibliotecario Vimercatese ha definito nel proprio Statuto che ogni Comune ha il diritto di prendere parte alle decisioni strategiche che riguardano lo sviluppo e la gestione finanziaria del Sistema stesso. L'organo che permette la consultazione e la partecipazione dei Comuni è la Conferenza dei Sindaci.

Da chi è formata?

Dai sindaci o dai loro delegati.

Funzioni

La Conferenza elegge innanzitutto il Presidente del Sistema e i quattro componenti della Giunta esecutiva, che restano in carica per il periodo di durata delle amministrazioni che rappresentano.

Inoltre la conferenza dei sindaci stabilisce:

• le linee di coordinamento delle attività delle biblioteche;
• i programmi pluriennali e i piani attuativi annuali;
• i criteri per ripartire i contributi regionali;
• i progetti di sviluppo e le priorità.

Alla Conferenza spettano inoltre due altri compiti fondamentali:

• valutare le richieste di adesione di altri Comuni al Sistema;
• valutare le proposte di convenzione con altri soggetti pubblici o privati.

La Conferenza dei Sindaci si riunisce almeno due volte all'anno.
Le decisioni sono prese dalla maggioranza dei presenti

Perché le riunioni abbiano validità è necessario che siano presenti almeno il 50% più uno dei Comuni convenzionati e che sia rappresentato il 50% della popolazione residente nei Comuni del Sistema.